Comunicación en el trabajo en remoto

El teletrabajo ha supuesto una serie de nuevos retos para todos. Uno de ellos es la comunicación. El trabajo remoto requiere comunicar más, con menos frecuencia al utilizar más un tipo de comunicación asíncrona. Ya sea mediante correos o por aplicaciones de chat como Teams o Slack, donde no es necesario que respondas en el mismo momento y puedes esquivar en parte las interrupciones.

De esta manera, la comunicación se vuelve menos frecuente pero más eficiente, ya que se dedica menos tiempo a hablar sobre trabajo y más tiempo a hacer trabajo. Haciendo que los procesos fluyan mejor dependiendo menos de todo lo que te rodea.

Pero no todo es tan sencillo, no se trata simplemente de replicar el ambiente de la oficina en casa u online. Hay un cambio de paradigma para los trabajadores, al tener que comunicar más, con menos frecuencia, en vez de un contacto constante, síncrono y con más interrupciones para interactuar con los compañeros o con el entorno (ruidos, conversaciones de otros equipos, paseos al baño o al café de otros compañeros, etc.).

Otro cambio del teletrabajo, menos obvio es la forma en la cual pensamos y trabajamos. Al trabajar y comunicarse de manera asíncrona, permite a cada persona más reflexión, investigación y síntesis. Esto lo permite el tener más tiempo para pensar, aprender y sintetizar la información y los mensajes antes de compartir las ideas, opiniones o soluciones. Esto mejora la claridad de la comunicación, además de poder pensar en frío las respuestas y apartarse un poco de las tensiones.

Cómo comunicar mejor de manera asíncrona

Al comienzo puede costar un poco el tener que sintetizar más la información, pero cuando lo conviertas en un hábito, verás que la comunicación pasa a ser más efectiva. Vamos a ver algunos consejos para mejorar la comunicación asíncrona que te ayudarán en el trabajo en remoto.

• Elige el canal adecuado para tu mensaje. Según el propósito y el contexto de tu mensaje, deberías seleccionar el canal de comunicación más adecuado para tu audiencia. Por ejemplo, puedes utilizar los siguientes canales de esta forma:
  • Textos para documentar, explicar o persuadir.
  • Vídeo para enseñar, formar o técnicas de storytelling, para conectar más con tu audiencia o con el receptor.
  • Chat o mensajería para coordinar, aclarar o sociabilizar.
• Escribe de forma clara, concisa y comprensible. Se debería escribir teniendo al lector en mente, utilizando un lenguaje sencillo, con frases cortas y una estructura clara. Además, se debería aportar un detalle y un contexto suficientes para apoyar el razonamiento, contestar las posibles preguntas que puedan surgir y, lo más importante, evitar la ambigüedad que pueda llevar a confusiones. Tanto confusiones sobre el contenido, como en el tono del mensaje. Si no es un contexto demasiado formal, puedes apoyarte en emoticonos o emojis, de igual manera que ya estamos acostumbrados a hacerlo en algunas redes como WhatsApp.
• Graba vídeos con empatía, entusiasmo y energía. Aunque no lo veas en vivo, debes ser consciente que al final estás hablando con otra persona, por lo que debes cuidar aspectos de contacto humano: mantén el contacto visual, las expresiones faciales y modulación de tu voz. Además, haz que tus vídeos sean cortos, centrados en el tema e interactivos, con ejemplos visuales o preguntas. Esto ayudará a que el receptor mantenga la atención. Por suerte, si todo esto decae, en muchas aplicaciones ya está la opción de ver el vídeo acelerado. 😁
• Comunícate de manera proactiva, regularmente y asíncronamente. Comunica tus metas, planes y actualizaciones sin esperar a que te pregunten o a llegar al final de los plazos. De la misma manera, comunica tus disponibilidades y preferencias y pregunta por las de los demás sin asumirlas y sin imponerlas. Esta información la obteníamos antes simplemente con la expresión facial en muchas ocasiones, pero ahora, al no vernos las caras, hay que cuidarlas.
• Utiliza la siempre la comunicación asíncrona en la medida de lo posible. Utiliza la comunicación síncrona como llamadas, videollamadas o reuniones sólo para casos urgentes o complejos o para tratar temas delicados o sensibles.

Herramientas de comunicación en remoto

Otro cambio que lleva asociado este nuevo modelo de comunicación es que, antes sólo necesitábamos levantarnos al puesto de trabajo del compañero o a una sala de reuniones para comunicarnos, pero ahora necesitamos herramientas digitales para poder llevarlo a cabo. Vamos a ver algunas de las disponibles para el entorno empresarial.

Correo electrónico o e-mail

Esta siempre ha estado, pero su uso se ha incrementado. Además, puede actuar como soporte para mandar los acuerdos alcanzados en una reunión o lo hablado por chat para que todo quede por escrito y evitar malentendidos.

Además, permite hacer búsquedas de manera más sencilla que en los chats y poder organizar mejor la información. Y facilita compartir documentos.

Se puede utilizar la plataforma web que proporciona cada proveedor de correo como Outlook o Gmail, pero también hay aplicaciones que nos facilitarán aún más la vida como el propio Outlook o Mailbird.

Microsoft Teams

Es el sucesor de otras herramientas de Microsoft para el trabajo en equipo como el Messenger o Lynk. Sirve de apoyo para la comunicación de todo tipo: chat, llamadas, videollamadas, compartir pantalla, webinars, etc. y también se integra con otras herramientas para gestionar documentación, notas y demás.

Tiene versión web, versión de escritorio y versión para móviles, así que se puede utilizar desde cualquier dispositivo. También se puede crear equipos o canales para cada proyecto.

Slack

Es una aplicación de mensajería desarrollada por Salesforce. Los chats se organizan a través de canales y ofrece integración con una amplia gama de herramientas.

Discord

Es similar a la anterior, pero más orientada al mundo del gaming. Sin embargo, ha ido evolucionando y también se puede utilizar en el entorno empresarial al tener bastantes similitudes con Slack.

Zoom

Esta herramienta es utilizada sobre todo para reuniones y webinars, ya que está especializada en las videollamadas. Se popularizó mucho durante la pandemia, al surgir la gran necesidad de hacer reuniones virtuales por parte de las empresas.