Ya sea trabajando en equipo o directamente con el cliente, suele ser necesario asistir a reuniones. Éstas pueden verse como ladronas de tiempo si no están bien gestionadas. Básicamente se trata de que no se vayan por las ramas y estén centradas para solucionar todos los puntos en el menor tiempo posible.
Vamos a ver unas pautas para conseguir que tus reuniones sean efectivas y no una pérdida de tiempo.
Reuniones clave
Se trata de juntarse sólo para lo esencial. No convocar reuniones para cada tema que vaya saliendo, sino sólo para los temas en los que se crea que se va a avanzar más rápido o van a ser más constructivos si se tratan cara a cara.
Si no es una reunión clave, se puede optar por otras vías: mensajes, correos o incluso reuniones virtuales.
Personas clave
Sólo hay que convocar a las personas imprescindibles. Si convocas a personas que no pueden aportar nada o que no les interesa el tema, lo verán como una pérdida de tiempo.
No porque haya más gente la reunión va a ser más productiva. Después de la reunión, cada asistente ya puede transmitir la información necesaria a quien considere.
Puntos a tratar
Definir los temas a tratar en la reunión ayuda a no desviarse. Sirve como guión. Así tampoco se olvida tratar ningún punto y sirve como orientación de cómo vamos de tiempo para poder abordar todos los temas.
Sabiendo los temas de antemano, cada asistente puede preparárselos antes. Así será una reunión más efectiva.
En tiempo
Comenzamos y terminamos con puntualidad. No hay que dedicar más tiempo del estipulado. Así cada asistente puede planificarse mejor su día y sabe de antemano cuando podrá empezar o retomar la siguiente actividad de su día.
Sin interrupciones
Para aprovechar bien el tiempo de la reunión hay que evitar las interrupciones. Para ello, hay que silenciar los móviles para no distraerse con llamadas, mensajes, correos, etc. Para centrarse en lo que se está hablando.
Participación
Las reuniones deben ser participativas. Cada uno debe aportar sus ideas y fomentar la participación del resto de los asistentes. Todo aquel que esté en la reunión, está porque puede aportar algo, así que es el momento ideal para compartir las ideas y ponerlas en común.
Conclusiones
Al finalizar la reunión, se hará un resumen de los acuerdos a los que se ha llegado en la reunión. Para que queden claras las ideas y las conclusiones de la reunión a todo el mundo.
Reuniones virtuales
No todas las reuniones tienen porque ser presenciales. Se puede aprovechar las tecnologías para hacer reuniones en remoto, ya sea por Skype, Hangouts o similares.
Además, en un entorno laboral cada vez más descentralizado, se puede reunir así a asistentes de todos los rincones del planeta de una forma sencilla y rápida.
Evitar la última hora
No convocar, en la medida de lo posible, las reuniones a última hora de la jornada laboral. A parte de cuadrar las agendas de forma que a todos los interesados les vaya bien, hay que evitar la última hora.
Por varias razones. Es una hora a la que todo el mundo llega cansado después de toda la jornada, por lo que lo más seguro es que sean menos productivas. Además, habrá gente que tenga cosas que hacer justo al acabar su jornada y sean ineludibles (recoger a los niños, ir al dentista, etc.). Esto provocará que conforme se acerque su hora de irse esté más pendiente del reloj y menos de la reunión.
