Kanban: Aprende a organizar tus tareas

Kanban se puede decir que es una herramienta colaborativa y de autogestión de equipos. Forma parte de las metodologías ágiles. Es una manera de entender visualmente el flujo de los trabajos o las tareas. Ayuda a hacerse una idea visual del estado del proyecto y de sus flujos. Entre otras cosas, permite identificar los cuellos de botella y que el equipo comprenda mejor la manera de trabajar.

Esta metodología fue iniciada por Toyota en la década de 1940. De hecho, kanban es una palabra japonesa que viene a significar tarjetas visuales (kan=visual, ban=tarjeta). Ha ido evolucionando desde entonces, hasta ser adoptado hoy en día por la mayoría de empresas.

Principios de kanban

• Empieza con lo que haces ahora. Es decir, no hay que cambiar nada de tu flujo de trabajo para empezar a aplicar esta metodología. Simplemente, plásmalo en el kanban y empieza a partir de ahí.
• Persigue implementar cambios incrementales. Se puede ir añadiendo pequeños cambios que sumen al proceso y lo hagan más eficiente. No es un modelo rígido, puede ir evolucionando poco a poco.
• Respeta los procesos, roles y responsabilidades actuales. No se trata de cambiar totalmente la forma de trabajar, solo de mejorarlo.
• Fomenta las acciones de liderazgo a todos los niveles. Así se fortalece la mentalidad de mejora continua desde cualquier rol.

Aportaciones de kanban

Como ya hemos visto, esta metodología nos ayuda a organizar las tareas y a tener una foto del estado actual del proyecto. Pero vamos a concretar un poco más, que nos puede aportar.

• Visualización del flujo de tareas. Nos ayuda a hacernos una idea de en qué estados puede estar una tarea y cuáles son los siguientes estados. Es como tener una fotografía de la situación actual. Esta forma tan gráfica, hace que sea muy fácil situarse en el estado del proyecto.
• Limitar las tareas en proceso. No deben acumularse demasiadas tareas empezadas y sin terminar. Hay que ir terminándolas para poder coger nuevas tareas. Es imposible que una persona esté trabajando en muchas tareas a la vez.
• Detectar cuellos de botella. De esta manera tan visual, podemos ver si se está produciendo un cuello de botella y tomar medidas.
• Difundir la metodología de trabajo. Todo el equipo puede acceder al tablero y conoce por qué estados pasa cada tarea y cuando cambia de estado. Es una manera de hacer que todos los componentes se sientan parte activa del proceso.
• Promover mejoras entre todos. Está relacionada con la anterior. Al conocer todo el equipo el flujo de tareas, los compañeros pueden proponer mejoras en los procesos para hacerlos todavía más eficientes.

Cómo es un kanban

El kanban suele emplazarse en una pizarra o tablero blanco, en una pared de la oficina. Estará bien visible para que todos los miembros del equipo puedan verlo en cualquier momento. Este tablero estará dividido en columnas, las cuales serán pobladas con post-its, notas adhesivas o similares. Para pegatina representa una tarea y puede contener información adicional -como las fechas- en el reverso.

Las columnas del kanban, puede adoptar los nombre que se considere, pero representarán los posibles estados de una tarea. Por lo tanto, las columnas de un kanban sencillo podrían ser: Pendiente, En Proceso y Finalizado. De esta manera, cuando alguien empiece una tarea, moverá la tarjeta a la columna de En Proceso. De la misma forma, cuando la termine la moverá a la columna Finalizado.

Según las necesidades, se puede añadir más columnas. Por ejemplo, después de en proceso, se podría añadir una columna para indicar que una tarea está finalizada, pero necesita pasar un plan de pruebas. Estas pruebas las pueden hacer unas personas en concreto, que solo cogerán tareas de esta columna. Esta nueva columna, podría llamarse Pruebas.

Prioridades

Lo normal es que las tareas estén ordenadas por prioridad, siendo las de la parte de arriba más prioritarias que las de la parte inferior. La idea es que cuando un miembro del equipo quiera coger una tarea nueva, empiece a mirar las tareas de arriba a abajo.

No necesariamente cogerá la primera, pero las irá repasando en ese orden hasta que encuentre una que se le dé bien y pueda realizarla, al estar entre sus capacidades. Por ejemplo, un analista no cogerá una tarea de programación, aunque este tenga más prioridad que las tareas de análisis. Y viceversa.

Esta manera de organizar la prioridad, no tiene porque ser una lista: puede haber varias tareas con la misma prioridad. Entre las de la misma prioridad, cada miembro elegirá la que mejor se le dé, ya que la hará en menos tiempo y con mejor calidad.

Aplicaciones para crear un kanban digital

No siempre es factible tener un tablero en mitad de la oficina para usar esta metodología. Sobretodo hoy en día, donde hay equipos cuyos miembros están distintas localizaciones y muchas reuniones son por Skype. Por esto, ha evolucionado hasta el punto que existen ya varias herramientas para hacer kanbans virtuales.

Aportan ventajas sobre los kanban físicos. A parte del ahorro en papel, también permiten que cada tarjeta contenga más información. Desde fechas y tiempos hasta anotaciones y ficheros adjuntos. Y no hace falta estar en el mismo sitio que tus compañeros, se puede consultar por Internet. Hay herramientas gratuitas y de pago, así que vamos a ver las principales.

Trello

Trello es una herramienta gratuita, en la cual directamente puedes crear tus kanban. Así, sin más distracciones o funcionalidades que te despisten. Eso sí, los kanban tienen una buena usabilidad y son muy sencillos de manejar. Si conoces esta metodología, en unos minutos tendrás tu panel listo para usar.

Permite personalizar el fondo y marcar con etiquetas las tarjetas, por si queremos dividirlas en categorías. Además, se puede adjuntar ficheros de hasta 10 MB y escribir comentarios en cada tarjeta. Así como asignar cada tarea a una persona del equipo. Trello no permite crear subtareas, pero se puede crear listas de tareas dentro de cada tarjeta.

Lo mejor de esta herramienta es su sencillez de uso y su buena integración con otras herramientas como Bitbucket, Mailchimp o Google Hangouts. También se puede contratar planes de pago, los cuales se facturan por usuario y mes, que permiten añadir más funcionalidades y mejorar las integraciones con otras aplicaciones. Así como aumentar el tamaño de los ficheros adjuntos hasta los 250 MB, mejorar la seguridad u obtener soporte técnico.

Jira

Jira también es una herramienta web que permite la utilización de kanban. La diferencia está en que Jira es mucho más que eso. Es un software de gestión de proyectos ágiles. Se centra en la gestión de tareas, pero va mucho más allá. Desde la imputación de horas hasta todo el ciclo de vida con todo tipo de detalles de cada tarea. Incluso puedes ver diagramas de Gantt.

Lo bueno de Jira es que es una herramienta muy potente, ampliable y con buenas integraciones con otras herramientas como Subversion o TestLink. Con esta herramienta ya no necesitarás nada más para gestionar todo el ciclo de vida de cada proyecto. Sobretodo si usas metodologías ágiles como kanban o Scrum. Lo malo es que es de pago. Puedes usarlo con hasta 10 usuarios por 10$ al mes. A partir de 11 usuarios, el coste es de 7 $ por usuario.

Asana

Asana es una herramienta colaborativa, que promete mejorar la comunicación del equipo. Para ello, su herramienta principal es un kanban. Aunque también permite declarar dependencias entre tareas y personalizar sus campos.

Estamos ante una herramienta bastante potente y personalizable, pero que es de pago. Sus tarifas se calculan por usuario y mes.

Kanban Tool

Como su propio nombre indica, Kanban Tool nos permite crear y gestionar nuestros tableros para organizar tareas. Posee algunas funcionalidades avanzadas como la creación de subcolumnas. Por ejemplo, una columna «En Proceso», se podría subdividir en las columnas análisis, desarrollo y pruebas.

Ofrece un plan gratuito de hasta 2 tableros y 2 usuarios, aunque sin la posibilidad de adjuntar ficheros. Sus planes de pago, como en el resto de herramientas analizadas, van por usuario y mes.

Notion

La aplicación Notion está disponible desde su web, aplicaciones para móviles Android y iPhone al igual que el resto. La diferencia está en que Notion también da la posibilidad de descargar la aplicación de escritorio tanto para Windows como para Mac. De esta forma, podemos trabajar sin necesidad de estar conectados a Internet.

Por lo demás, es una aplicación que vendría a ser un gran bloc de notas. Puedes crear notas, calendarios, tableros, añadir imágenes donde quieras, crear listas, tablas… Un montón de cosas y todas bien organizadas a tu gusto. Además, puedes elegir qué elementos compartes con quien. De esta manera, se puede utilizar para trabajar en equipo.

En cuanto a precios, tiene un plan gratuito con el que puedes hacer de todo. La única limitación es que sólo se puede crear un máximo de 1000 bloques y subir ficheros de hasta 5 MB. Con esto da para mucho, pero siempre puedes ampliarlos con sus planes que van desde los 4 hasta los 16 dólares al mes. Así que te aconsejo probar su plan gratuito y con el tiempo ya decidir si vas a usarla y sacarle provecho.